1. Inleiding
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Coöperatie Forest Flint U.A.
Met deze privacyverklaring geeft Forest Flint uitvoering aan de in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) neergelegde informatieplicht aan de betrokkene(n) van wie Forest Flint persoonsgegevens verwerkt.
Deze privacyverklaring dateert van augustus 2020. Forest Flint heeft het recht de inhoud van deze privacyverklaring te wijzigen. Aanpassingen van de privacyverklaring worden gepubliceerd op www.forestflint.com.
2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?
Coöperatie Forest Flint U.A. is verwerkingsverantwoordelijke, zoals bedoeld in de AVG, voor de in onderdeel 3 genoemde soorten van verwerking.
Bij de behandeling van zaken komt het voor dat Forest Flint de verwerkingsverantwoordelijkheid deelt met haar opdrachtgever. Als hiervan sprake is spreekt Forest Flint in beginsel met haar opdrachtgever af dat zowel Forest Flint als de opdrachtgever elk de gevraagde informatie aan betrokkenen verstrekt als zij daarvoor worden benaderd.
Onder bijzondere omstandigheden, bijvoorbeeld wanneer Forest Flint in een door haar opdrachtgever ingerichte (digitale) omgeving persoonsgegevens verwerkt, is Forest Flint de verwerker en de opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke. In dergelijke gevallen sluit Forest Flint in beginsel met haar opdrachtgever een verwerkingsovereenkomst.
3. Wanneer verwerkt Forest Flint persoonsgegevens?
Forest Flint verwerkt persoonsgegevens om diensten aan te kunnen bieden, de dienstverlening te kunnen verbeteren, om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen, en om persoonlijk met u als betrokkene te communiceren.
4. Welke persoonsgegevens verwerkt Forest Flint?
Als advocatenkantoor verwerkt Forest Flint gegevens over natuurlijke personen: persoonsgegevens. Forest Flint kan onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:
- Basisgegevens, zoals voor- en achternaam, adres, kopie identiteitsbewijs
- Contactgegevens, zoals uw e-mailadres, postadres en telefoonnummer
- Bedrijfsgegevens, zoals KvK-nummer, BTW-nummer, betaal- en bankgegevens
- Persoonsgegevens die u ons verstrekt in het kader van een sollicitatie, zoals voor-en achternaam, adres, geboortedatum, nationaliteit, burgerlijke staat, en alle overige bij een sollicitatie vermelde persoonsgegevens
- Persoonsgegevens die door derde partijen aan ons kenbaar zijn gemaakt (waaronder wederpartijen), zoals uw basis- en contactgegevens
- Persoonsgegevens die beschikbaar zijn uit openbare bronnen, openbare zakelijke websites en zakelijke social media platforms zoals LinkedIn.
5. Van wie verwerkt Forest Flint persoonsgegevens?
Forest Flint verwerkt bijvoorbeeld gegevens die betrekking hebben op:
- Personen die opdrachtgever van Forest Flint zijn of die werkzaam zijn bij opdrachtgevers van Forest Flint
- Derden van wie gegevens in dossiers voorkomen die wij behandelen, zoals wederpartijen, andere advocaten, en derden zoals deskundigen
- Bezoekers van ons kantoor
- Personen van wie wij producten of diensten afnemen (leveranciers)
- Sollicitanten
6. Met welk doel en op grond waarvan verwerkt Forest Flint persoonsgegevens?
Forest Flint verwerkt uitsluitend persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- het verlenen van juridische diensten, waaronder de uitvoering van een overeenkomst en het voeren van (gerechtelijke) procedures
- het versturen en innen van declaraties
- advisering, bemiddeling en verwijzing van onze opdrachtgevers
- het voldoen aan juridische en wettelijke verplichtingen
- marketing- en communicatieactiviteiten
- werving en selectie van sollicitanten.
Forest Flint verwerkt persoonsgegevens op basis van één van de volgende grondslagen: - de uitvoering van een overeenkomst
- als u daarvoor toestemming heeft verleend
- het voldoen aan een wettelijke verplichting
- in verband met een gerechtvaardigd belang
7. Hoe beveiligt Forest Flint persoonsgegevens?
Forest Flint neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking of ongeoorloofde toegang. Bij Forest Flint werkzame personen zijn gebonden aan geheimhouding, en dienen zich te houden aan onze instructies die gericht zijn op de adequate bescherming van uw persoonsgegevens. Als Forest Flint gebruik maakt van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zal Forest Flint in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen.
8. Deelt Forest Flint persoonsgegevens met derden?
Forest Flint deelt uw persoonsgegevens alleen met derde partijen voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening en met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden.
Hierbij valt te denken aan waarneming van de praktijk door een andere advocaat, het laten uitvoeren van een deskundigenonderzoek of het inschakelen van een derde partij namens en in opdracht van Forest Flint, zoals een IT-leverancier, maar ook het verstrekken van uw persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke of andere) procedures of correspondentie met de wederpartij. Daarnaast kan Forest Flint persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, maar alleen voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
Met de derde partij die namens en in opdracht van Forest Flint uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Door Forest Flint ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Hierbij valt te denken aan een accountant, notaris, ingeschakelde andere derde partij ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport.
9. Hoelang bewaart Forest Flint mijn gegevens?
Forest Flint bewaart persoonsgegevens die worden verstrekt niet langer dan noodzakelijk is voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden of dan op grond van de wet- en regelgeving is vereist.
10. Wat zijn mijn rechten?
U heeft het recht om de persoonsgegevens die Forest Flint over u heeft, in te zien, te corrigeren, te laten verwijderen, een u betreffende verwerking te beperken en het recht om tegen een verwerking van uw persoonsgegevens bezwaar te maken.
11. Bij wie kan ik terecht met vragen over de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Als u vragen heeft over de wijze waarop Forest Flint uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met onze Data Protection Officer via info@forestflint.com.
Forest Flint neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij Forest Flint aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledig uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen.
U heeft het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.